Helfer koordinieren
Bisher
Chatgruppen, Zettel am Schwarzen Brett und doppelt vergebene Plätze.
Mit VereinsFlow
Helfer tragen sich selbst in Schichten ein. Überbuchung und Doppelbelegung sind ausgeschlossen.
Vereinsverwaltung mit Helferplanung
Bringt Vereinsarbeit in Fluss.
VereinsFlow bündelt Mitglieder, Veranstaltungen, Helferschichten, Aufgaben und Nachrichten in einer Anwendung – damit Vorstand, Abteilungen und Helfer mit demselben Stand arbeiten.
- Zugang nur per Einladung
- Daten jedes Vereins strikt getrennt
- Am Rechner und Smartphone nutzbar
Am Rechner
Der ganze Verein auf einen Blick
- 12 Bereichevon Mitgliedern bis Dokumente – verbunden durch eine zentrale Suche
- 5 Rollenvom Vereinsadministrator bis zum Mitglied, mit Rechten je Verein, Abteilung oder nur für eigene Daten
- 1 Cookiein der Anwendung nur das technisch notwendige für die Anmeldung – kein Tracking
- 100 % DeutschOberfläche, Anleitung und E‑Mails
Unterwegs
Die Helferplanung in der Hosentasche
Eigene Einsätze sehen und sich mit einem Fingertipp in offene Schichten eintragen – im Browser des Smartphones, ganz ohne App.
Ausgangslage
Vereinsarbeit ist Ehrenamt. Die Verwaltung sollte es nicht schwerer machen.
Aus Listen, Chats und Rundmails wird ein gemeinsamer Ablauf – für Vorstand, Abteilungen und Helfer.
Mitglieder verwalten
Bisher
Mehrere Excel-Listen mit unterschiedlichem Stand.
Mit VereinsFlow
Eine Mitgliederverwaltung mit Import, Suche, Abteilungen, Einwilligungen und Änderungshistorie.
Informationen verteilen
Bisher
Rundmails an wechselnde Verteiler – und niemand weiß, ob sie ankommen.
Mit VereinsFlow
Nachrichten an den ganzen Verein, eine Abteilung oder gezielt an Teilnehmer und Helfer – mit Lesestatistik, die zeigt, wie viele Empfänger gelesen haben.
Funktionen
Alles, was Vereinsarbeit braucht
Zwölf Bereiche, die zusammenarbeiten – statt zwölf einzelner Werkzeuge.
Das Herzstück
Helferschichten, die sich fast von selbst organisieren
Kein Zettelchaos, keine Nachfragen, keine leere Theke beim Sommerfest: Helfer sehen offene Schichten und tragen sich mit einem Klick ein. Der Vorstand sieht auf einen Blick, wo noch jemand fehlt.
- Kein Überbuchen. Wählen mehrere Personen gleichzeitig den letzten Platz, bekommt ihn genau eine.
- Keine Doppelbelegung. Wer zur gleichen Zeit schon eingetragen ist, kann keine zweite Schicht übernehmen.
- Mindestalter je Schicht, zum Beispiel für den Getränkestand.
- Ampel auf einen Blick: „Unbesetzt“, „Teilweise besetzt“, „Voll besetzt“ – dazu der Hinweis „Beginnt bald“.
- Helferstunden im Blick: Veranstalter tragen die Stunden nach dem Einsatz ein, je Person und Jahr zusammengefasst. Helfer sehen ihre eigenen.
- Alles drumherum: Zuweisung durch Veranstalter, CSV-Export und Erinnerungen 24 Stunden vor dem Einsatz.
Helferplan drucken
Der Helferplan fürs Schwarze Brett
Für eine oder mehrere Veranstaltungen auf einmal: VereinsFlow erstellt einen druckfertigen Plan mit einer Zeile je Platz – belegt mit Namen oder frei zum Eintragen.
- Gezielt auswählen: nach Veranstaltungen, Zeitraum oder nur Schichten mit freien Plätzen.
- A4 hoch oder quer, mit Vereinsnamen, Erstellungsdatum und Seitenzahl auf jeder Seite.
- Zum Aushängen gedacht: nur Namen, keine Kontaktdaten. Über den Druckdialog lässt sich der Plan auch als PDF speichern.
Im Detail
Weniger suchen, mehr Verein
Die wichtigsten Abläufe – so, wie sie in VereinsFlow aussehen.
Alles mit einer Suche erreichen
Die zentrale Suche öffnet sich mit Strg K (Mac: ⌘ K) oder per Klick in der Kopfzeile, auf dem Smartphone über die Lupe.
- Direkt zur Aktion: „Mitglied hinzufügen“, „Nachricht schreiben“ oder „Helferplan öffnen“ ohne Umweg über Menüs.
- Mitglieder, Veranstaltungen und Dokumente ab zwei Buchstaben, übersichtlich nach Gruppen.
- Nur, was die Rolle sehen darf: Die Treffer durchlaufen dieselben Rechteprüfungen wie die Seiten selbst.
- Mit der Tastatur bedienbar; häufig genutzte Aktionen rücken nach oben.
Mitglieder im Griff, ohne Datenchaos
Vorhandene Listen lassen sich per CSV übernehmen, nach Abteilung, Status oder Namen filtern und mit Einwilligungen dokumentieren. Jede Änderung bleibt nachvollziehbar.
- CSV-Import mit Vorschau: erst prüfen, dann übernehmen.
- Suche, Filter und Sortierung, dazu Archiv und Papierkorb statt endgültigem Löschen.
- Abteilungen und Gruppen mit eigenen Leitungen.
- Einwilligungen und Notizen je Mitglied, samt Änderungshistorie.
Von der Anmeldung bis zum Kalender-Abo
Veranstaltungen durchlaufen einen klaren Ablauf, Teilnehmer melden sich an, und der Kalender zeigt Termine und eigene Einsätze in einer Ansicht.
- Anmeldung mit Teilnehmerlimit und Warteliste.
- Serientermine und Duplizieren sparen Tipparbeit.
- Absage mit Benachrichtigung an alle Betroffenen.
- Kalender-Abo: ein persönlicher, jederzeit widerrufbarer Link für jede Kalender-App.
Zahlen, die dem Vorstand helfen
Das Dashboard passt sich der Rolle an: Helfer sehen ihre Einsätze, der Vorstand sieht Mitgliederentwicklung, Termine, Helferstunden und offene Aufgaben.
- Kennzahlen mit Verlauf: Jede Kennzahl zeigt ein Mini-Diagramm und einen kurzen Vergleich – etwa „+2 gegenüber dem Vormonat“ oder „Nächster Termin in 3 Tagen“.
- Diagramme oder Tabelle: Verteilungen und Verläufe, jederzeit auch als Tabelle.
- Zeiträume von Wochen bis Jahren.
- Warnungen an der richtigen Stelle, etwa wenn Helferschichten noch nicht besetzt sind.
Rollen und Rechte
Jeder sieht, was er braucht
Fünf Rollen sind sofort einsatzbereit. Die Rechte gelten je nach Rolle für den ganzen Verein, die eigene Abteilung oder nur für die eigenen Daten.
Dokumente lassen sich zusätzlich in Zugriffsstufen ablegen: für alle Mitglieder, nur für den Vorstand oder nur für die Verwaltung.
Sicherheit und Datenschutz
Mitgliederdaten verdienen mehr als einen Passwortschutz
Vereine verwalten Namen, Adressen und Geburtstage – oft auch von Kindern und Jugendlichen. Sicherheit ist deshalb Grundlage von VereinsFlow, kein Zusatzmodul.
In der Anwendung sieht auch die Plattformverwaltung, die neue Vereine anlegt, keine Mitgliederdaten. Die Anwendung setzt nur ein technisch notwendiges Cookie für die Anmeldung und verwendet kein Tracking. Verantwortlich für die Daten bleibt der Verein – VereinsFlow ist das Werkzeug dafür.
Fragen und Antworten
Häufige Fragen
Für welche Vereine ist VereinsFlow gedacht?
Für Vereine mit mehreren Abteilungen, regelmäßigen Veranstaltungen und vielen ehrenamtlichen Helfern – etwa Sport-, Kultur- und Fördervereine.
Muss etwas installiert werden?
Nein. VereinsFlow läuft im Browser – am Rechner, Tablet und Smartphone, ohne App-Store-Konto – und passt sich dem Gerät an, hell oder dunkel, wie dort eingestellt. Helfer tragen sich unterwegs ein, der Vorstand hat den Überblick in der Hosentasche. Eine App für Android oder iOS gibt es derzeit nicht; sie ist geplant.
Können vorhandene Mitgliederlisten übernommen werden?
Ja. Der CSV-Import zeigt vorab eine Vorschau, damit Fehler auffallen, bevor etwas gespeichert wird. Eine Vorlage steht bereit. Umgekehrt lassen sich Mitglieder jederzeit als CSV exportieren.
Gibt es eine Finanzverwaltung – und was ist noch geplant?
Noch nicht. VereinsFlow wächst mit den Anforderungen der Vereine; diese Bereiche stehen auf der Liste – Reihenfolge und Zeitpunkt stehen noch nicht fest:
- Finanzen: Mitgliedsbeiträge, Kassenbuch und Spendenbescheinigungen.
- Zwei-Faktor-Anmeldung: zusätzlicher Schutz für Administrator-Konten.
- Öffentliche Veranstaltungsseite: Veranstaltungen auf der Website des Vereins verlinken.
- Push und mobile Apps: Benachrichtigungen direkt aufs Smartphone.
Wie lässt sich VereinsFlow ausprobieren?
Am besten in einer persönlichen Demo. Eine kurze E‑Mail genügt – wir melden uns und zeigen VereinsFlow anhand der Fragen des Vereins.
Bereit, Vereinsarbeit in Fluss zu bringen?
Wir zeigen VereinsFlow in einer persönlichen Demo – unverbindlich und passend zu den Fragen Ihres Vereins.
Oder direkt schreiben an kontakt@vereins-flow.com
In drei Schritten startklar
- Verein einrichten. Neue Vereine werden von uns eingerichtet. Danach übernimmt der Vereinsadministrator: Einstellungen, Abteilungen und Benutzer.
- Mitglieder übernehmen. Vorhandene Listen per CSV importieren – mit Vorschau, bevor etwas gespeichert wird. Eine Vorlage liegt bereit.
- Team einladen. Vorstand, Abteilungsleiter, Helfer und Mitglieder erhalten einen persönlichen Einladungslink per E‑Mail und legen ihr Passwort selbst fest.