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Bringt Vereinsarbeit in Fluss

Vereinsverwaltung mit Helferplanung: VereinsFlow bündelt Mitglieder, Termine, Helferschichten und Nachrichten an einem Ort.

Demo anfragen Beim Start benachrichtigen
  • Helfer tragen sich selbst ein
  • Im Browser, ohne Installation
  • Daten jedes Vereins strikt getrennt

Beispiel-Verein: TSV Musterstadt 1898 e.V.

Dashboard von VereinsFlow: oben die Vereins-Bühne mit Begrüßung, Fotos der Abteilungen, den Zahlen 233 Mitglieder, 18 Termine und 15 Helferplätze und Schaltflächen für neue Veranstaltungen und Mitglieder; darunter Kennzahlen, etwa zu den Mitgliedern mit Vergleich zum Vormonat
Helferplan auf dem Smartphone: Beim Getränkestand sind 3 von 4 Plätzen besetzt, der eigene Name steht mit „(du)“ in der Liste; darunter der noch unbesetzte Grillstand mit dem Hinweis, dass er sich mit der eigenen Schicht überschneidet
  • Ein Suchfeld für alles am Rechner auch mit Strg K
  • Kennzahlen auf einen Blick
  • Termine der nächsten 30 Tage

Zahlen, die dem Vorstand helfen

Die Übersicht passt sich der Rolle an: Helfer sehen ihre Einsätze, der Vorstand Mitglieder, Termine und Helferstunden.

Beispiel-Verein: TSV Musterstadt 1898 e.V.

Zahlen, die dem Vorstand helfen

Die Übersicht passt sich der Rolle an: Helfer sehen ihre Einsätze, der Vorstand Mitglieder, Termine und Helferstunden.

  • Ein Suchfeld für alles, am Rechner auch mit Strg K
  • Kennzahlen mit Verlauf und Vergleich
  • Termine der nächsten 30 Tage

Beispiel-Verein: TSV Musterstadt 1898 e.V.

Vereinsarbeit ist Ehrenamt. Die Verwaltung sollte es nicht schwerer machen.

VereinsFlow bündelt Mitglieder, Termine, Helferschichten und Nachrichten an einem Ort

Aus Listen, Chats und Rundmails wird ein gemeinsamer Ablauf: für Vorstand, Abteilungen und Helfer.

Helferplanung

Schichten anlegen. Helfer tragen sich ein. Helferplan drucken.

Sommerfest 2027: 10 von 21 Plätzen besetzt

  • Aufbau: 5 von 5 besetzt
  • Getränkestand: 3 von 4 besetzt
  • Grillstandnoch niemand: 0 von 3 besetzt
  • Kuchenbuffet: 1 von 3 besetzt
  • Abbau: 1 von 6 besetzt
Helferplan auf dem Smartphone: Beim Getränkestand sind 3 von 4 Plätzen besetzt, der eigene Name steht mit „(du)“ in der Liste
Helferplan zum Aushängen: Kopf mit Vereinsnamen, darunter für das Sommerfest je Schicht Uhrzeit, Aufgabe, Treffpunkt und Verantwortliche, dazu eine Schreiblinie je Platz – eingetragene Helfer stehen schon darauf, freie Linien bleiben leer

Beispiel-Verein: TSV Musterstadt 1898 e.V.

Nicht nur am Schwarzen Brett: die Helferplanung in der Hosentasche.

Eigene Einsätze sehen und sich mit einem Fingertipp eintragen. Im Browser, ganz ohne App.

Beispiel-Verein: TSV Musterstadt 1898 e.V.

Helferplanung auf dem Smartphone: eigene Einsätze und offene Schichten mit der Schaltfläche „Eintragen“

Alles, was Vereins­arbeit braucht

Dreizehn Bereiche, die zusammenarbeiten.

Finanzen

Finanzen auf einen Blick.

Kassenbuch, Rechnungen, Beiträge und Spenden. Mit Belegen und Monatsabschluss.

Finanzen von VereinsFlow auf dem Laptop: Die Übersicht zeigt den Kontostand aller Konten mit Schnellaktionen für Buchung, Rechnung, Beitragslauf und Spende, der Entwicklung seit Monatsanfang, offenen Rechnungen mit dem Hinweis auf überfällige und dem Verlauf seit Juli; rechts Girokonto und Barkasse als Kontokarten. Darüber die Reiter Beiträge, Kassenbuch, Rechnungen, Spenden und Abschluss

Kontostand aller Konten: 13.944,47 Euro, Girokonto und Barkasse zusammen

  • Kassenbuch für Bankkonten und Barkasse, mit Belegen
  • Rechnungen hochladen und als bezahlt markieren
  • Beiträge mit Beitragslauf, dazu Spenden
  • Monatsabschluss und eine Übersicht mit Kontostand

Beispiel-Verein: TSV Musterstadt 1898 e.V.

Mitgliederdaten verdienen mehr als einen Passwortschutz.

Jeder sieht nur, was seine Rolle erlaubt. Auch wir als Betreiber sehen in der Anwendung keine Mitgliederdaten.

  • Geschlossene Plattform Konten entstehen nur durch die Einladung des Vereins.
  • Sichere Anmeldung Passwörter kann niemand lesen, auch wir nicht.
  • Strikt getrennte Vereine Jeder Verein hat einen eigenen Datenbereich.
  • DSGVO-Werkzeuge Datenexport, Löschantrag, Einwilligungen und Anonymisierung.

Fünf Rollen, sofort einsatzbereit

Mitgliederdaten: Gesamter Verein

im Beispiel Anna Adler, Vereins­administratorVorstands­mitglied

Mitgliederdaten: Eigene Abteilung

Abteilungs­leiter

Mitgliederdaten: Nur eigene Daten

HelferMitglied

Geprüft wird bei jedem Zugriff auf dem Server.

Mehr dazu
  • Rollen: Vereinsadministrator und Vorstand sehen den ganzen Verein, Abteilungsleiter ihre Abteilungen, Helfer und Mitglieder die eigenen Daten. Geprüft wird bei jedem Zugriff auf dem Server.
  • Passwörter: Gespeichert wird nur ein nicht umkehrbarer „Fingerabdruck“ (Argon2id). Nach mehreren falschen Eingaben heißt es eine Weile warten. Auf Wunsch sichert eine Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App das Konto zusätzlich.
  • Abmelden: Ohne Nutzung meldet VereinsFlow nach einiger Zeit automatisch ab. Jede Person sieht ihre angemeldeten Geräte und kann einzelne abmelden.
  • Trennung der Vereine: dreifach abgesichert und bei jeder Änderung an VereinsFlow automatisch geprüft.
  • Protokoll: unveränderlich, zeigt, wer wann was geändert hat; sensible Werte erscheinen darin nur als „geändert“.
  • Löschantrag: 14 Tage Bedenkzeit, dazu Aufbewahrungsfristen je Verein.
  • Cookies: In der Anwendung nur technisch notwendige Cookies (Anmeldung, bei Zwei-Faktor kurzzeitig ein zweites), kein Tracking.

So starten Sie

Bis zur ersten Einladung sind es drei Schritte.

  1. Einrichten

    Wir richten Ihren Verein ein, danach übernimmt der Vereinsadministrator.

  2. Listen übernehmen

    Vorhandene Mitgliederlisten, etwa aus Excel, mit Vorschau übernehmen.

  3. Einladen

    Alle erhalten einen persönlichen Einladungslink per E‑Mail und legen ihr Passwort selbst fest.

Häufige Fragen vor dem ersten Schritt.

Alles Weitere gern per E‑Mail an kontakt@vereins-flow.com.

Für welche Vereine ist VereinsFlow gedacht?

Für Vereine mit mehreren Abteilungen, regelmäßigen Veranstaltungen und vielen ehrenamtlichen Helfern, etwa Sport-, Kultur- und Fördervereine.

Muss etwas installiert werden?

Nein. VereinsFlow läuft im Browser am Rechner, Tablet und Smartphone. Eine App für Android oder iOS gibt es derzeit nicht; sie ist geplant.

Können vorhandene Mitgliederlisten übernommen werden?

Ja, als CSV-Datei (in Excel über „Speichern unter“). Eine Vorschau zeigt Fehler, bevor etwas gespeichert wird. Exportieren lässt sich die Liste jederzeit.

Gibt es eine Finanzverwaltung, und was ist noch geplant?

Ja. Zu den Finanzen gehören ein Kassenbuch für Bankkonten und Barkasse mit Belegen, Rechnungen, die sich hochladen und als bezahlt markieren lassen, Mitgliedsbeiträge mit Beitragslauf, Spenden und der Monatsabschluss. Die Übersicht zeigt Kontostand, offene Rechnungen und Überschuss. Geplant sind außerdem diese Bereiche, Reihenfolge und Zeitpunkt sind noch offen:

  • Zuwendungsbestätigungen (Spendenbescheinigungen) direkt aus VereinsFlow.
  • Öffentliche Veranstaltungsseite zum Verlinken auf der Website des Vereins.
  • Push und mobile Apps für Benachrichtigungen direkt aufs Smartphone.
Wie lässt sich VereinsFlow ausprobieren?

Am besten in einer persönlichen Demo: Eine kurze E‑Mail genügt. Danach ist Ihr Verein in drei Schritten startklar:

  1. Wir richten Ihren Verein ein, danach übernimmt der Vereinsadministrator.
  2. Vorhandene Mitgliederlisten, etwa aus Excel, mit Vorschau übernehmen.
  3. Alle erhalten einen persönlichen Einladungslink per E‑Mail und legen ihr Passwort selbst fest.

Eine Demo für Ihren Verein

Unverbindlich und passend zu den Fragen Ihres Vereins. Eine kurze E‑Mail an kontakt@vereins-flow.com genügt.

Demo anfragen Anrufen: +49 176 56792302

Oder direkt an kontakt@vereins-flow.com

Beim Start benachrichtigt werden

Noch nicht bereit für eine Demo? Dann melden wir uns zum Start von VereinsFlow.

Mit dem Absenden willigen Sie ein, dass die VereinsFlow GbR Ihnen E‑Mails zum Start und zu wichtigen Neuigkeiten von VereinsFlow schickt – selten, höchstens etwa einmal im Monat. Sie bekommen zuerst eine E‑Mail mit einem Bestätigungslink. Abmelden können Sie sich jederzeit über den Link in jeder E‑Mail. Mehr in der Datenschutzerklärung.